文檔數(shù)字化外包服務(wù)

為什么您的企業(yè)需要文檔數(shù)字化外包服務(wù)？

對于企業(yè)來說，文件資料是最重要的智慧資產(chǎn)。在商業(yè)流程、內(nèi)部流程的各個(gè)環(huán)節(jié)都隱含著大量文件資料的傳遞，無論是每年、每月的財(cái)務(wù)報(bào)表、與客戶簽訂的合約，還是產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告等等，當(dāng)各種文件不斷增加時(shí)，若沒有妥善的管理解決方案，不僅會(huì)花費(fèi)許多人力與時(shí)間整理，更會(huì)造成后續(xù)的查找困難和資安隱憂。

許多調(diào)查數(shù)據(jù)同時(shí)也應(yīng)證了這一點(diǎn)。如美國智慧流程管理公司Nintex在2018年的一份調(diào)查提到，49%的員工由于公司內(nèi)部文件管理不當(dāng)，難以快速找到所需檔案。亦如IDC國際數(shù)據(jù)信息在2019年做的調(diào)查也指出，42%的員工認(rèn)為公司內(nèi)部的文件流程大多仰賴人工作業(yè)，造成工作效率和生產(chǎn)力降低，且衍生更多管理成本。

種種跡象顯示，文件資料的管理在企業(yè)中的重要性不容忽視，無論是各種電子文件的散落問題、亦或是轉(zhuǎn)化成紙本文件后的串流管理，在在都是企業(yè)需要著眼的課題。在這些數(shù)據(jù)類型中，盡管數(shù)字化的發(fā)展越來越全面，但紙本文件始終沒有徹底從商業(yè)流程中消失。相反地，正由于減少了非必要打印的文件，紙本含有重要機(jī)密的比例增加。這讓企業(yè)需要有更良好的文件數(shù)字化解決方案，減少整理和查找文件所需花的成本，增加對于重要紙本信息的維護(hù)。

因應(yīng)這樣的需求，文檔數(shù)字化外包服務(wù)（Document Process Outsourcing，DPO）隨之誕生。

什么是文檔數(shù)字化外包服務(wù)(DPO)？

DPO（Document Process Outsourcing）提供的是將紙本文件數(shù)字化的服務(wù)，包括掃描歸檔、定義分類和資安層級(jí)，以及制定文件管理系統(tǒng)，將紙本信息轉(zhuǎn)換為更易管理的數(shù)字資產(chǎn)，并透過交給可信賴的第三方廠商協(xié)助您完成。

降低管理成本

大量的紙本數(shù)字化動(dòng)作，均需仰賴人力執(zhí)行，能夠不需新增員工或雇員，亦可避免對應(yīng)內(nèi)部管理作業(yè)成本增加。

增加經(jīng)濟(jì)效益

在文件數(shù)字化之后，紙本文件即可轉(zhuǎn)移至較低廉的存放中心，節(jié)省文件置放占用之昂貴的辦公空間，降低辦公環(huán)境營運(yùn)成本。

增進(jìn)安全及效率

透過電子文件優(yōu)先進(jìn)行即時(shí)檢閱，減少紙本查找時(shí)間與可能性的往返運(yùn)送之費(fèi)用，既可增加調(diào)閱文件之效率，亦可降低紙本正本的傳遞遺失風(fēng)險(xiǎn)。工或雇員，亦可避免對應(yīng)內(nèi)部管理作業(yè)成本增加。

避免各種因環(huán)境因素造成之文件毀損

數(shù)字化后之原始文件透過妥善保存，置放于適宜的存放中心，可保持文件在恒溫、恒濕的環(huán)境中收納，能避免毀損珍貴文件。

理光中國如何協(xié)助您文件數(shù)字化？

理光中國擁有專業(yè)DPO服務(wù)團(tuán)隊(duì)，提供完整文件數(shù)字化、倉儲(chǔ)管理以及一站式文件生命周期服務(wù)，并以以嚴(yán)格的作業(yè)流程安排，為您解決企業(yè)文件流程問題。

在與客戶初步接觸時(shí)，顧問會(huì)透過現(xiàn)地場勘確認(rèn)需求，針對堆積的紙本文件，透過兩步驟，先將雜亂的文件依照客戶定義的原則「標(biāo)準(zhǔn)化」分類，再進(jìn)行整理以及歸類，分批進(jìn)行數(shù)字化。

數(shù)字化完成后，理光中國會(huì)依照客戶需求及檢索規(guī)則，將數(shù)字化檔案命名，方便后續(xù)查找。

理光中國的DPO服務(wù)，可為您省下紙本資料占據(jù)大量空間產(chǎn)生的營運(yùn)成本。透過文件管理系統(tǒng)有效歸檔后，員工也可更輕松查找檔案，紙本文件也可依法定存放時(shí)間排程銷毀。就讓理光中國為您訂定完善的文件流程服務(wù)，讓您可以將更多的時(shí)間投入發(fā)展企業(yè)核心，持續(xù)專注前行！